סוף שנה הגיע? כל מה שרציתם לדעת על בקרת השכר השנתית

סוף שנה בעסק הוא הזמן האידיאלי להסתכל לאחור על השנה שחלפה ולהבין מה עבד טוב לעומת מה דורש שיפור. סיכום השנה הוא גם הטיימינג לבקרת השכר השנתית. חשבות וחשבי שכר בוחרים לבצע בקרת שכר דווקא עכשיו על מנת לסיים ובו בזמן גם להתחיל שנה ברגל ימין.
הוצאות שכר הם ההוצאות הכי גבוהות בכל עסק ולכן בקרת השכר היא מאוד חשובה לביצוע.

הליך הבקרה כולל ביצוע של בקרות שונות, החל ממעבר וניתוח תלושי השכר ועד לביצוע התאמות בדיווחי הנוכחות של העובדים. בנוסף, יש גם לבצע מעקב אחר הפרשה לפנסיה כפי שדרוש בחוק, על מנת להימנע מעבירה על חוקי העבודה.

עבודת בקרת השכר מאתגרת: יש להיות עם היד על הדופק בכל מה שקשור להוצאות השכר בחברה או בארגון.  אז קודם כל, חשוב להכיר את נושא בקרות שכר לעומק. סוגייה המורכבת ממספר היבטים חיוניים.

מהם הבקרות התפעוליות והניהוליות?

ראשית, נתחיל בבקרה תפעולית המבוצעת ע"י חשב השכר. בקרה זו כוללת בדיקות עבור כל עובד בתיאום עם טבלת מצע השכר שניתנה לו. באופן כללי, חשב השכר יוודא האם כלל את העלאות המשכורת, החוסרים, החופשות וכו'. עוד כדאי שחשב השכר יערוך בקרה בסיסית שאותה יבצע כל חודש.

שנית, נתמקד בבקרה ניהולית ומאשר השכר בעסק (בודק שכר מוסמך). מאשר השכר בעסק יערוך בקרה עליונה. הבקרה תתבצע אחרי שחשב השכר עשה את עבודתו ותהיה בדיקה נוספת לסוגיית השכר. מאשר השכר אף יבדוק מקרים יוצאי דופן ויערוך השוואות בין חודשים ביחס לשכר.

מידע חשוב על בקרות טכניות, תקופתיות וחיצוניות

סוגיה חשובה נוספת היא בבחינת בקרות טכניות ומערכות (מערכת שכר ומערכת נוכחות). בבקרת מערכות המטרה לבדוק שהן עובדות בצורה תקנית + יודעות להודיע במידה ויש מקרים יוצאי דופן בהתאם לנקבע מראש. עוד חשוב לאפיין את מערכת הנוכחות כדי שתהיה חפיפה בינה לבין מערכת השכר, וכדי שנשמור על האמור בחוק.

בנוסף, יש לפרט על בקרות תקופתיות. הרציונל של בקרות אלו הוא לגלות טעויות שלא נמצאו בבקרות החודשיות ולבדוק האם יש סמל שכר שהתפתח במשך הזמן בדרך לא מיטבית.

 לסיום, נדבר על בקרה חיצונית: מדובר על כל איש מקצוע שביכולתו לקחת את המידע ולהסיק מסקנות ביחס לחברה/ארגון מבחינת שכר תקין ומבחינת האמור בחוק.

בקרת שכר שנתית בעזרת מערכת נוכחות

מינוף מערכת נוכחות חכמה לבקרת שכר מציעה שפע של יתרונות בהבטחת דיוק ויעילות בניהול השכר. על ידי שימוש בדוחות המופקים ממערכת הנוכחות, ארגונים מקבלים סקירה מקיפה של שעות העבודה, היעדרויות ושעות נוספות של העובדים, מה שמקל על חישובי שכר מדויקים.

יתרון מרכזי הוא הפחתת שגיאות ואי-התאמות ידניות. האופי האוטומטי של מערכת הנוכחות ממזער את הסיכון לחישובים שגויים, מה שמוביל לעיבוד שכר מדויק ואמין יותר.

בנוסף, התובנות המופקות מדוחות מערכת הנוכחות מאפשרות לארגונים ליישם מדיניות שכר מותאמת אישית. הגמישות שמציעה מערכת הנוכחות מבטיחה שבקרות השכר יתאימו בצורה חלקה לדרישות הארגוניות.

יתר על כן, היכולת של המערכת להפיק דוחות בזמן אמת משפרת את השקיפות. ארגונים יכולים לעקוב ולאמת את נתוני נוכחות העובדים בקלות, ולספק נתיב ביקורת ברור לפעילויות שכר. שקיפות זו לא רק משרה אמון בקרב העובדים, אלא גם מסייעת בעמידה בתקנות העבודה והתקנים.

אז אחרי שנושא בקרת השכר הורחב, נסכם כי היתרונות בביצוע בקרת שכר באמצעות דוחות ממערכת נוכחות חכמה טמונים ביכולתה לייעל תהליכי שכר, למזער טעויות ולהציע גישה מותאמת לניהול שכר. התוצאה היא מערכת שכר מדויקת ושקופה יותר התורמת להצלחה ארגונית כוללת. רוצים גם? השאירו כאן פרטים ונחזור אליכם בהקדם.